PowerPoint pour Microsoft 365 : Fonctions Clés et Guide Copilot IA

Microsoft PowerPoint pour Windows reste l’application de présentation la plus omniprésente au monde, mais ses capacités ont considérablement évolué, en particulier pour ceux qui utilisent un abonnement Microsoft 365. Contrairement aux licences perpétuelles telles qu’Office 2021 ou 2024, un abonnement Microsoft 365 assure des mises à jour continues des fonctionnalités, transformant l’application en un outil plus dynamique et collaboratif. Ce développement continu introduit des fonctionnalités puissantes qui rationalisent la création, améliorent le design et facilitent le travail d’équipe en temps réel.

Au cœur de l’interface de PowerPoint se trouve le Ruban, une barre d’outils à onglets familière en haut de la fenêtre de l’application qui organise les commandes. Bien que son apparence ait été affinée au fil du temps, sa fonctionnalité reste cohérente. Les utilisateurs peuvent personnaliser son affichage, optant pour le mode plein écran, n’affichant que les onglets pour réduire l’encombrement, ou affichant toujours le Ruban complet. La barre d’outils Accès rapide offre également des raccourcis personnalisables vers les fonctionnalités fréquemment utilisées. Au-delà de l’interface principale, la zone “Backstage”, accessible via l’onglet Fichier, fournit un centre centralisé pour la gestion des fichiers, y compris une intégration transparente avec les services cloud comme OneDrive et SharePoint, indiquant clairement les comptes associés pour une facilité d’utilisation.

La navigation dans l’ensemble étendu des fonctionnalités de PowerPoint est simplifiée par la barre de recherche intégrée, située au-dessus du Ruban. Cet outil puissant permet aux utilisateurs de localiser rapidement des commandes, même obscures, en tapant simplement une description de tâche. Il mémorise également les recherches précédentes, rendant les fonctions fréquemment utilisées facilement accessibles. Pour les utilisateurs d’entreprise et d’éducation, la barre de recherche s’étend pour inclure des recherches organisationnelles de personnes et de ressources, améliorant son utilité en tant que point de commande central.

L’assistance à la conception est devenue une caractéristique distinctive de PowerPoint moderne, largement grâce à la fonction Concepteur. Cet outil suggère automatiquement diverses mises en page et idées de conception de diapositives, ouvrant un panneau avec des options lorsqu’une nouvelle diapositive est créée ou qu’une image est insérée. Tirant parti des principes de conception graphique et de l’analyse du contenu des images, le Concepteur recadre, encadre et met en évidence intelligemment les données pertinentes dans des visuels tels que des graphiques. De plus, l’application a étendu ses capacités de création de graphiques, introduisant de nouveaux types tels que Treemap, Sunburst, Waterfall et Histogram, offrant diverses façons de visualiser les données, tous facilement insérables via le Ruban ou les icônes de diapositive dédiées.

Au-delà de la conception statique, PowerPoint introduit des transitions dynamiques et des modes de présentation interactifs. La transition Mosaïque (Morph) permet un mouvement fluide et animé entre les diapositives, créant l’illusion d’une seule diapositive en évolution à mesure que les éléments redimensionnent, se déplacent ou tournent. Pour les présentations non linéaires, la fonction Zoom offre une table de raccourcis visuels. Le Zoom de résumé crée une vue d’ensemble de l’ensemble d’une présentation, le Zoom de section permet la navigation entre des sections définies, et le Zoom de diapositive offre des sauts directs vers des diapositives individuelles, offrant une flexibilité pendant la diffusion.

La collaboration a été révolutionnée grâce à la co-édition en temps réel, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler sur une présentation simultanément depuis n’importe quel endroit disposant d’un accès à Internet. Cette capacité nécessite que la présentation soit stockée sur OneDrive ou SharePoint Online et que la Sauvegarde automatique soit activée. Le partage est intuitif, avec des options pour accorder un accès en édition ou en lecture seule, définir des dates d’expiration et appliquer des mots de passe. Les collaborateurs peuvent travailler dans l’application web ou le client de bureau, identifiés par des icônes colorées, et peuvent s’engager dans des commentaires en fil de discussion, même en utilisant des @mentions pour notifier directement les collègues pour leur contribution. L’efficacité des mises à jour en temps réel dépend cependant d’une connexion Internet stable.

L’intégration de Microsoft 365 Copilot marque un bond significatif dans l’assistance IA pour les présentations. Disponible moyennant des frais supplémentaires pour les utilisateurs professionnels (avec certaines fonctionnalités incluses pour les abonnements personnels/famille), Copilot peut rédiger des présentations entières à partir de zéro basées sur des invites détaillées, générer des diapositives individuelles, critiquer des présentations existantes et offrir des conseils de conception. Bien qu’il vise à créer des présentations à partir de documents existants, ses performances dans ce domaine ont montré une certaine incohérence lors de tests récents, nécessitant parfois des contournements ou plusieurs raffinements des invites. Cette focalisation sur Copilot a également conduit à la dépréciation d’anciennes fonctionnalités comme la Recherche intelligente et QuickStarter, consolidant les fonctionnalités d’IA au sein de Copilot.

PowerPoint améliore également le flux de travail avec des filets de sécurité cruciaux. La Sauvegarde automatique enregistre automatiquement les modifications apportées aux fichiers stockés dans OneDrive ou SharePoint Online, offrant une protection continue contre la perte de données due à des plantages ou des pannes de courant, une amélioration significative par rapport à la fonction de Récupération automatique, moins fiable. Les utilisateurs doivent adapter leur flux de travail, en utilisant “Enregistrer une copie” au lieu de “Enregistrer sous” lors de la modification de fichiers existants pour créer de nouvelles versions. Complétant la Sauvegarde automatique, l’Historique des versions permet aux utilisateurs de réviser et de restaurer des itérations antérieures d’une présentation, offrant un mécanisme de récupération robuste.

Parmi les autres ajouts utiles, citons la possibilité d’insérer et de manipuler des modèles 3D, un surligneur de texte pour mettre en évidence le contenu et une suppression simplifiée de l’arrière-plan pour les images. Les utilisateurs ont également accès à une vaste bibliothèque d’images, d’icônes et d’autocollants libres de droits. Pour les présentateurs, les stylos compatibles Bluetooth peuvent désormais contrôler la navigation dans les diapositives, et une fonction d’enregistrement intégrée permet de pré-enregistrer des présentations avec plusieurs vues et une exportation facile. En fin de compte, la maîtrise de ces fonctionnalités, ainsi que des efficacités traditionnelles comme les raccourcis clavier, permet aux utilisateurs de créer des présentations convaincantes et professionnelles avec une plus grande facilité et flexibilité.