Leitfaden für Neulinge: Eine Tech-Konferenz-Track kuratieren
Eine technische Konferenz-Track zu kuratieren, besonders zum ersten Mal, birgt eine einzigartige Mischung aus Herausforderungen und Chancen. Während Ressourcen für Erstkuratoren von Tracks, insbesondere im Bereich von Softwareentwicklungs-Konferenzen, rar sind, kann die Erfahrung zutiefst bereichernd sein. Sie bietet die Möglichkeit, Branchengespräche zu gestalten, professionelle Netzwerke zu erweitern und zur technischen Gemeinschaft beizutragen.
Der Prozess der Kuratierung einer Track, wie beispielsweise die Track „Performance und Nachhaltigkeit in der Praxis: Wie Software grüner wird“ für die QCon London 2025, verdeutlicht mehrere wichtige Lektionen. Trotz fehlender Vorerfahrung in der Konferenzorganisation oder eines umfangreichen Netzwerks im spezifischen Bereich erwies sich das Vorhaben als äußerst wertvoll.
Die Erzählung Ihrer Track definieren
Eine klare thematische Erzählung ist entscheidend. Für die QCon London Track war die Kernbotschaft, dass nachhaltige Softwareentwicklung für jeden zugänglich ist, auch in der KI, und von Natur aus zu Hochleistungssystemen führt. Diese leitende „Geschichte“ erleichtert Diskussionen mit dem Programmkomitee der Konferenz und ermöglicht es ihnen, potenzielle Referenten aus ihren Netzwerken vorzuschlagen oder auf relevante Online-Profile zu verweisen.
Strategien zur Referentenbeschaffung
Der Aufbau einer robusten Referentenliste erfordert nicht unbedingt ein umfangreiches persönliches Netzwerk, insbesondere wenn regionale oder demografische Einschränkungen gelten. Effektive Strategien umfassen:
Podcast-Recherche: Das Erkunden von Podcasts, die sich auf das Thema der Track konzentrieren, kann Experten aufdecken. Zum Beispiel führte der Podcast „Green IO“ zur Entdeckung von Ludi Akue, CTO bei Lunii, der Einblicke in die Dekarbonisierung von Tech-Stacks teilte.
Konferenz-Referentenlisten: Das Überprüfen früherer Referenten von Konferenzen zu verwandten Themen bietet einen reichen Pool an Kandidaten. Auch ohne Vortragsaufzeichnungen können Abstracts und Folien auf Expertise hinweisen. Diese Methode half, Holly Cummins und Alex Good, einen Kernbeitragenden zu Automerge, zu identifizieren.
Nutzung gegenseitiger Verbindungen: Nutzen Sie professionelle Netzwerkplattformen wie LinkedIn, um gegenseitige Verbindungen zu identifizieren. Eine herzliche Einführung von einem vertrauenswürdigen Kontakt erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Beteiligung erheblich. Dieser Ansatz erleichterte die Verbindung mit Jade Abbott, CTO von Lelapa AI, einem Unternehmen, das für seine ressourceneffiziente KI bekannt ist.
Die Notwendigkeit eines frühen Starts
Die Referentenauswahl ist ein Prozess, der nicht überstürzt werden kann. Konferenzen wie die QCon London geben typischerweise strenge Zeitpläne vor, wobei erste Referentenbestätigungen Monate im Voraus erforderlich sind. Für die Veranstaltung 2025 musste der erste Referent bis zum 14. Oktober 2024 bestätigt werden und der letzte bis zum 27. Januar 2025, für eine Konferenz im April.
Ein früher Start bietet mehrere Vorteile:
Höhere Akzeptanzraten: Gefragte Referenten haben oft volle Terminkalender. Eine frühzeitige Kontaktaufnahme erhöht die Chance, dass sie keine Terminkonflikte haben.
Zeit für die Vorbereitung: Referenten, die völlig neue Vorträge entwickeln, benötigen ausreichend Zeit – Monate, nicht Wochen – für Forschung und Inhaltsentwicklung.
Notfallplanung: Wenn ein Referent der ersten Wahl nicht verfügbar ist, ermöglicht eine frühe Planung ausreichend Zeit, um alternative Kandidaten zu recherchieren und zu sichern. Es ist auch ratsam, ablehnende Referenten zu fragen, ob sie andere in ihrem Netzwerk empfehlen können; dies führte nach der Absage eines ersten Referenten zur Verbindung mit Alex Good.
Umgang mit Einschränkungen bei der Planung
Konferenzorganisatoren legen oft Einschränkungen fest, um Vielfalt und Relevanz zu gewährleisten. QCon London beispielsweise schrieb eine regionale Vertretung vor (z. B. spezifische Quoten für lokale, europäische und internationale Referenten) und förderte die demografische Vielfalt in Bezug auf Geschlecht, Rasse, Nationalität, Unternehmenstyp, Branche und beruflichen Hintergrund.
Diese Einschränkungen erfordern einen strategischen Ansatz bei Referenteneinladungen. Die Priorisierung von Themen mit einem kleineren Pool bekannter Experten zu Beginn des Prozesses ermöglicht später mehr Flexibilität für breitere Themen. So wurde beispielsweise die Sicherung von Referenten für Nischenbereiche wie „Nachhaltigkeit in der KI“ oder „Eintreten für technische Nachhaltigkeit auf Führungsebene“ gegenüber Bereichen mit leichter verfügbaren Talenten priorisiert, was eine anpassungsfähigere Einladungsstrategie ermöglichte.
Effektive Referentenansprache
Sobald potenzielle Referenten identifiziert sind, ist der nächste Schritt eine effektive Kommunikation. Die Nutzung des Netzwerks des Programmkomitees der Konferenz kann ein wertvoller Ausgangspunkt für Vorstellungen sein. LinkedIn dient als weiteres Hauptinstrument, entweder für Direktnachrichten oder durch die Verwendung von Verbindungsnotizen, um den Zweck der Kontaktaufnahme anzugeben. Persönliche Websites, BlueSky und Twitter können ebenfalls Wege sein, wenn auch mit unterschiedlichen Erfolgsquoten.
Bei der Kontaktaufnahme ist eine klare und prägnante Nachricht unerlässlich. Sie sollte:
Sich selbst und den Zweck Ihrer Kontaktaufnahme vorstellen.
Die Konferenz, ihre Themen und die Zielgruppe kurz beschreiben.
Entscheidend ist, die den Referenten angebotenen Vorteile von vornherein zu nennen, wie Reise, Unterkunft und einen Konferenzpass. Dies adressiert häufige Bedenken von Referenten, die möglicherweise keine finanzielle Unterstützung von ihren Arbeitgebern erhalten.
Das Festlegen klarer Antwortfristen in den ersten E-Mails ist ebenfalls sehr empfehlenswert. Dies ermöglicht es den Track-Kuratoren, ihre Zeitpläne effektiv zu verwalten und auf alternative Kandidaten auszuweichen, falls innerhalb des festgelegten Zeitraums keine Antwort eingeht.
Kontinuierliche Kommunikation mit den Organisatoren
Die Aufrechterhaltung einer offenen und konsistenten Kommunikation mit dem Programmkomitee und den Konferenzorganisatoren ist von entscheidender Bedeutung. Regelmäßige Updates über Fortschritte und jede voraussichtliche Nichtverfügbarkeit stellen sicher, dass sie informiert sind und bei Bedarf Hilfe anbieten können. Ein Mangel an Kommunikation kann zu Bedenken hinsichtlich der Durchführbarkeit der Track führen und die Organisatoren potenziell dazu veranlassen, Ersatz zu suchen, insbesondere wenn Fristen näher rücken.
Ein lohnendes Unterfangen
Das Hosten einer technischen Konferenz-Track ist eine unglaublich lohnende Erfahrung. Es bietet eine einzigartige Gelegenheit, in neue Fachgebiete einzutauchen, sich weltweit mit Vordenkern zu vernetzen und kritische Diskussionen innerhalb der technischen Gemeinschaft zu fördern. Der Prozess der Kuratierung einer Track erweitert nicht nur das eigene berufliche Netzwerk und Wissen, sondern ermöglicht auch die direkte Beteiligung an der Gestaltung der zukünftigen Ausrichtung der Branche. Für diejenigen, die die Rolle in Betracht ziehen, auch ohne Vorerfahrung, ist die Möglichkeit zu lernen, zu lehren und zum kollektiven Gespräch beizutragen von unschätzbarem Wert.