Guía para Novatos: Cómo Curar una Track de Conferencia Tech Exitosa

Curar una track de conferencia técnica, especialmente por primera vez, presenta un conjunto único de desafíos y oportunidades. Si bien los recursos para los anfitriones de tracks primerizos son escasos, particularmente dentro de las conferencias de desarrollo de software, la experiencia puede ser profundamente gratificante, ofreciendo la oportunidad de dar forma a las conversaciones de la industria, expandir las redes profesionales y contribuir a la comunidad técnica.

El viaje de curar una track, como la track “Rendimiento y Sostenibilidad en la Práctica: Cómo Hacer el Software Más Ecológico” para QCon London 2025, destaca varias lecciones clave. A pesar de carecer de experiencia previa en la organización de conferencias o de una extensa red en el dominio específico, el esfuerzo resultó ser muy valioso.

Definiendo la Narrativa de Tu Track

Una narrativa temática clara es crucial. Para la track de QCon London, el mensaje central era que el desarrollo de software sostenible es accesible para todos, incluso en IA, y inherentemente conduce a sistemas de alto rendimiento. Esta “historia” guía facilita las discusiones con el Comité de Programación de la conferencia, permitiéndoles sugerir posibles ponentes de sus redes o señalar perfiles en línea relevantes.

Estrategias para la Búsqueda de Ponentes

Construir una sólida alineación de ponentes no requiere necesariamente una extensa red personal, especialmente cuando se aplican restricciones regionales o demográficas. Las estrategias efectivas incluyen:

1. Investigación de Podcasts: Explorar podcasts centrados en el tema de la track puede descubrir expertos. Por ejemplo, el podcast “Green IO” llevó al descubrimiento de Ludi Akue, CTO de Lunii, quien compartió ideas sobre la descarbonización de las pilas tecnológicas.

2. Listas de Ponentes de Conferencias: Revisar ponentes anteriores de conferencias sobre temas relacionados proporciona una rica fuente de candidatos. Incluso sin grabaciones de charlas, los resúmenes y las diapositivas pueden indicar experiencia. Este método ayudó a identificar a Holly Cummins y Alex Good, un colaborador principal de Automerge.

3. Aprovechar Conexiones Mutuas: Utilizar plataformas de redes profesionales como LinkedIn para identificar conexiones mutuas. Una presentación cálida de un contacto de confianza aumenta significativamente la probabilidad de compromiso. Este enfoque facilitó la conexión con Jade Abbott, CTO de Lelapa AI, una empresa conocida por su IA eficiente en recursos.

La Imperatividad de Empezar Temprano

La selección de ponentes es un proceso que no se puede apresurar. Conferencias como QCon London suelen proporcionar plazos estrictos, con las confirmaciones iniciales de ponentes requeridas con meses de antelación. Para el evento de 2025, el primer ponente debía ser confirmado antes del 14 de octubre de 2024, y el último antes del 27 de enero de 2025, para una conferencia en abril.

Comenzar temprano ofrece varias ventajas:

• Tasas de Aceptación Más Altas: Los ponentes muy solicitados a menudo tienen agendas ocupadas. Un acercamiento temprano aumenta la posibilidad de que no tengan compromisos conflictivos.

• Tiempo para la Preparación: Los ponentes que desarrollan charlas completamente nuevas requieren mucho tiempo —meses, no semanas— para la investigación y el desarrollo de contenido.

• Planificación de Contingencias: Si un ponente de primera elección no está disponible, la planificación temprana permite tiempo suficiente para investigar y asegurar candidatos alternativos. También es aconsejable preguntar a los ponentes que declinan si pueden recomendar a otros en su red; esto llevó a conectar con Alex Good después de que un ponente inicial declinara.

Navegando las Restricciones en la Planificación

Los organizadores de conferencias a menudo imponen restricciones para garantizar la diversidad y la relevancia. QCon London, por ejemplo, exigió representación regional (por ejemplo, cuotas específicas para ponentes locales, europeos e internacionales) y fomentó la diversidad demográfica en cuanto a género, raza, nacionalidad, tipo de empresa, industria y antecedentes profesionales.

Estas restricciones requieren un enfoque estratégico para las invitaciones de ponentes. Priorizar temas con un grupo más pequeño de expertos conocidos al principio del proceso permite más flexibilidad para temas más amplios más adelante. Por ejemplo, asegurar ponentes para áreas de nicho como “sostenibilidad en IA” o “abogar por la sostenibilidad tecnológica a nivel de liderazgo” fue priorizado sobre áreas con talento más fácilmente disponible, lo que permitió una estrategia de invitación más adaptable.

Alcance Efectivo a los Ponentes

Una vez identificados los posibles ponentes, el siguiente paso es una comunicación efectiva. Aprovechar la red del Comité de Programación de la conferencia puede ser un valioso punto de partida para las presentaciones. LinkedIn sirve como otra herramienta principal, ya sea para mensajes directos o utilizando notas de conexión para indicar el propósito del contacto. Sitios web personales, BlueSky y Twitter también pueden ser vías, aunque con tasas de éxito variables.

Al iniciar el contacto, un mensaje claro y conciso es esencial. Debe:

• Presentarse a sí mismo y el propósito de su contacto.

• Describir brevemente la conferencia, sus temas y la audiencia objetivo.

• Crucialmente, indicar los beneficios ofrecidos a los ponentes por adelantado, como viajes, alojamiento y un pase de conferencia. Esto aborda las preocupaciones comunes de los ponentes que pueden no recibir apoyo financiero de sus empleadores.

Establecer plazos de respuesta claros en los correos electrónicos iniciales también es muy recomendable. Esto permite a los anfitriones de tracks gestionar sus cronogramas de manera efectiva y pasar a candidatos alternativos si no se recibe una respuesta dentro del período especificado.

Comunicación Sostenida con los Organizadores

Mantener una comunicación abierta y consistente con el Comité de Programación y los organizadores de la conferencia es vital. Las actualizaciones regulares sobre el progreso y cualquier indisponibilidad anticipada aseguran que estén informados y puedan ofrecer asistencia si es necesario. La falta de comunicación puede generar preocupaciones sobre la viabilidad de la track y, potencialmente, impulsar a los organizadores a buscar reemplazos, especialmente a medida que se acercan los plazos.

Un Esfuerzo Gratificante

Ser anfitrión de una track de conferencia técnica es una experiencia increíblemente gratificante. Ofrece una oportunidad única para profundizar en nuevas áreas de especialización, conectar con líderes de pensamiento a nivel mundial y elevar discusiones críticas dentro de la comunidad técnica. El proceso de curar una track no solo expande la red profesional y el conocimiento de uno, sino que también permite la participación directa en la configuración de la trayectoria futura de la industria. Para aquellos que consideran el rol, incluso sin experiencia previa, la oportunidad de aprender, enseñar y contribuir a la conversación colectiva es invaluable.